Encadrement et vie d’équipe

L’accueil d’un nouveau salarié ou d’un stagiaire est une approche d’ouverture et d’engagement qui s’inscrit parfaitement dans une démarche de responsabilité de l’établissement. L’accueil et l’intégration représentent 50 % de l’efficacité d’une procédure de recrutement. Quel que soit son statut ou son contrat l’accompagnement contribue à rendre le professionnel rapidement opérationnel. Mais comment accompagner au mieux un nouveau collègue ? Quel posture et quel communication faut-il adopter ?

Objectifs :

• Comprendre les enjeux du tutorat et le rôle du tuteur
• Repérer les attitudes et modes de communication facilitant l’accueil et l’intégration d’un nouvel arrivant
• Identifier les ressources possibles au sein de l’établissement

Contenu :

• L’accueil et l’intégration d’un nouvel arrivant : les éléments incontournables
• Les missions et responsabilités de la fonction tutorale
• Les enjeux pour chaque acteur : nouveau salarié, tuteur, apprenant, cadres, …
• Les éléments essentiels à transmettre (la culture, les valeurs, l’organisation du travail)
• Les outils existants (livret d’accueil nouveau salarié, apprenant, tableau de bord, …)
• L’approche pédagogique dans la transmission des savoirs
• Les différents modes de communication pour faciliter la relation, valoriser l’autre
• La technique « DESC » pour appréhender les situations difficiles

Dans un secteur où l’humain prédomine, la question des pratiques de management dans les organisations médico-sociales interroge. Afin d’éviter un turn-over toujours aussi présent, le manager doit prendre en compte les différents facteurs de pénibilité au travail des intervenantes. Son rôle de soutien de la réalisation du travail est donc primordial. Mais quelle approche professionnelle adopter? Quel mode de communication serait le plus efficace? Comment manager autrement?

Objectifs :

• Donner du sens au travail et favoriser l’engagement de son équipe.
• Développer sa communication pour soutenir l’évolution des pratiques.
• Privilégier le développement personnel et celui de l’organisation.
• Identifier différents profils de managers et comparer leur mode de fonctionnement.

Contenu :

• Les différents styles de management.
• Notre mode de communication préférentiel et celui des autres.
• Les besoins d’ajustements mutuels.
• La capacité à convaincre et à clarifier des objectifs.
• Les techniques relationnelles adaptées dans l’accompagnement des salariés.
• Une organisation du travail fondée sur la responsabilité et l’autonomie.
• La résistance au changement : les freins individuels.
• Les leviers de motivation

La structuration de cette nouvelle fonction, en général sans lien hiérarchique, modifie la place de certains travailleurs sociaux au sein de leurs équipes d’appartenance. L’objectif de cette formation est d’accompagner ces professionnels dans cette nouvelle prise de responsabilités. 

Objectifs :

• Identifier sa fonction, les activités associées et leurs limites
• Adopter une posture nouvelle et particulière adéquate à la fonction
• Connaître et savoir utiliser les ressources institutionnelles
• Repérer et s’approprier des outils pratiques utiles à la fonction
• Développer une expertise métier en lien au contexte de travail

Contenu :

• La place du Coordinateur dans l’organisation et dans l’institution
• La posture managériale du coordinateur dans ses dimensions d’animation et d’organisation
• Le rôle du coordinateur dans les différentes phases de mise en œuvre d’un projet
• Les principes d’une communication efficace
• Le soutien technique aux équipe
• Une attitude réflexive et de distanciation sur et par rapport à sa pratique.

Un des enjeux managériaux actuels est celui de la coopération des salariés afin d’apporter des solutions ajustées aux situations sans cesse renouvelées qui se présentent aux professionnels. La compétence relationnelle des managers est fondamentale, c’est elle qui leur permet d’installer un climat relationnel propice, de favoriser les échanges dans un collectif et de réguler les tensions éventuelles. La compétence relationnelle porte le changement et le potentiel d’adaptation et de développement des services.

Or le manager a peu de recul sur sa compétence relationnelle car son mode de communication lui est implicite. Il lui est donc difficile d’apprécier les limites de son style managérial.

Objectifs :

• Opérer des changements de positionnement relationnel, de posture professionnelle
• Fluidifier les relations à l’intérieur d’une équipe
• Recentrer les professionnels sur leurs missions
• Créer de l’adhésion et de l’engagement collectif
• Initier des modifications organisationnelles de premier niveau

Contenu :

• Une communication adaptée à chaque interlocuteur
• L’accompagnement comme posture professionnelle aux difficultés du quotidien
• Un climat de travail positif et une communication empathique
• Le projet commun : l’intelligence collective favorisée
• Une communication claire et des objectifs bien définis
• La capacité à interroger l’analyse de la pratique et la mise en place d’une nouvelle organisation

L’entretien professionnel s’adresse à des cadres amenés à conduire ou co-conduire des entretiens avec leurs collaborateurs. A la différence de l’entretien annuel, l’entretien professionnel a pour but :

• D’étudier les perspectives d’évolution du salarié en termes de formations,
• D’informer les collaborateurs sur la validation des acquis de l’expérience.

Cet entretien est bien distinct de l’entretien annuel. L’objet n’est pas l’évaluation du travail du salarié mais bien l’identification de ses compétences et de ses aspirations professionnelles. Il permet la mise en place d’actions de formation ou de professionnalisation.

Objectifs :

• Repérer l’importance de l’entretien professionnel pour tous les acteurs
• Connaître les différentes étapes de l’entretien
• Savoir mener des entretiens professionnels
• Réaliser une trame pour l’entretien professionnel ou étudier la trame existante
• Acquérir les savoir-faire relationnels pour faciliter l’entretien

Contenu :

• Les enjeux de l’entretien pour le manager, l’organisation et les professionnels
• Les fondamentaux de l’entretien : enjeux, étapes clés, conditions de réussite
• La communication, les comportements à favoriser, l’entretien semi directif
• L’approche « éthique » de l’entretien
• Faire face aux émotions : les siennes et celles de l’autre

Dans le contexte actuel de restriction budgétaire, d’évolution des publics et des pratiques d’accompagnement, les équipes professionnelles traversent des situations problématiques qui peuvent contribuer à la dégradation des relations interindividuelles et par conséquent à la qualité des services rendus aux usagers. Des stratégies d’acteurs (protection ou au contraire, prise de pouvoir, alliance, coalition…) se structurent plus ou moins durablement et peuvent devenir dysfonctionnelles. La régulation d’équipe a pour objet de préserver ou de restaurer les capacités de coopération des professionnels.

Objectifs :

• Réduire les niveaux de tension
• Fluidifier les relations à l’intérieur d’une équipe
• Recentrer les professionnels sur leurs missions

Contenu :

• Théorie de la communication
• Concepts de l’approche systémique (triangulation, différenciation, dette et loyauté, …)
• Jeux de rôles, exercices expérientiels, apports de connaissance

La démarche d’accompagnement et de soin demande une adaptation constante et de fréquents ajustements. L’analyse des pratiques est fondée sur la confrontation des expériences entre professionnels, le questionnement réciproque et sur l’articulation entre pratique et théorie. Elle vise à analyser son action pour développer des compétences et remplit conjointement, à partir du travail réel, des fonctions de formation et d’évaluation des pratiques professionnelles. Facilitant la prise de distance professionnelle, ce dispositif vise à assurer la qualité et la sécurité de l’accueil et des soins des personnes accompagnées.

Objectifs :

• Comprendre les modes et enjeux de relation que chaque professionnel entretient avec l’usager, ses collègues, les partenaires
• Interroger et décoder les modes d’intervention des professionnels pour:
  • Conforter une pratique
  • Engager une dynamique de changement dans les façons de travailler
  • Repérer de nouvelles voies permettant de s’engager différemment dans l’exercice de sa fonction
• Construire collectivement des repères, des points d’appui transférables en situation professionnelle

Le groupe de parole offre un espace où chacun, indépendamment et librement, est invité à s’exprimer, échanger et partager son vécu, ses expériences et réflexions. Ce sont les émotions que l’on va interroger en référence à  la relation d’aide.  Les interventions peuvent être proposées de façon régulière dans le cadre de l’accompagnement et du soin ou de façon ponctuelle lors de situations de crise ou à la suite d’évènements potentiellement traumatiques. Des protocoles sont établis avec chaque groupe de façon consensuelle (composition du groupe, durée, rythme, lieu, …)

Objectifs :

Le groupe de parole est un lieu de soutien, de reconnaissance et de réflexion propre à :

• Libérer la charge émotionnelle, décoder les aspects relationnels et dédramatiser les situations vécues
• Identifier individuellement et collectivement des voies possibles d’amélioration, de progression
• Se repositionner dans l’accompagnement au quotidien et prévenir l’épuisement en relation d’aide

Formation par simulation possible

La question de la violence des enfants ou adolescents surgit dans de nombreuses institutions. Les problématiques des jeunes (troubles psychiques associés à des troubles du comportement) génèrent des réponses aux besoins spécifiques et plutôt individualisées alors que pour une partie de l’équipe, les réponses sont plutôt collectives et sont alors sources de conflits. Les professionnels peuvent être divisés sur la manière d’accompagner l’enfant générant un climat de tension, sur lesquels les enfants « font éponge ». Il est attendu que la formation s’appuie sur le quotidien de l’accompagnement pour aborder à la fois, les questions de postures professionnelles face aux besoins  individuels et collectifs, et à la fois, les enjeux d’équipe associés à des identités professionnelles différentes.

Objectifs :

• Identifier mon identité professionnelle et celles de mes collègues
• Clarifier les effets de cette diversité sur la mise en œuvre du travail
• Clarifier la notion de besoin
• Comprendre les mécanismes émotionnels dans un quotidien qui perturbe nos perceptions.
• S’approprier des outils et des stratégies de communication en équipe

Contenu :

L’individu

• Notion de cadre de référence
• Les lectures différentes (formation, métiers, parcours, expérience…)
• Chacun sa carte du monde
• Les croyances et leurs effets sur les relations interpersonnelles
• Les sources de malentendus et de conflits
• Les mécanismes émotionnels principaux : du déclencheur au comportement d’adaptation

L’équipe

• La communication, les difficultés inhérentes au travail en équipe pluridisciplinaire
• Les outils et stratégies pour mieux communiquer en équipe

La question de la distance professionnelle dépasse largement l’aspect binaire qui opposerait la « bonne » distance et la « mauvaise » distance. Loin d’être simple et évidente mais bien complexe et subtile, la distance professionnelle combine les différentes dimensions physique, relationnelle, émotionnelle, psychique, sociale, culturelle. La distance s’éprouve, s’interroge, se réfléchit pour comprendre les jeux et enjeux à l’œuvre dans la rencontre avec l’Autre. Mais qui dit distance, dit aussi proximité, et des risques entre se tenir « trop » éloigné ou « trop » proche. Et si c’était une affaire d’équilibriste… une histoire de dosage, de délicatesse, de recherche d’accordage, entre implication et préservation de soi ? « Il faut trouver le juste milieu », expression qu’on entend dans tous les domaines mais qui prend bien tout son sens dans l’accompagnement de personnes vulnérables : c’est la recherche de la juste distance ou de la juste proximité qui anime les professionnels dans la relation d’aide

Objectifs :

• Se situer entre juste distance professionnelle et proximité nécessaire
• Clarifier les types de positionnement adoptés par la personne accompagnée, par le professionnel
• S’accorder sur les fondamentaux de la démarche d’accompagnement
• S’inscrire dans une dynamique de développement de postures professionnelles bientraitantes, conciliant prise en compte de la personne et responsabilisation de chacun – accompagné et accompagnateur
• Situer sa mission en lien avec le cadre institutionnel et inscrire son action dans un collectif de travail en équipe
• Présenter un outil d’auto-évaluation de ses pratiques professionnelles transposable au-delà de la formation

Contenu :

• Les incidences sur les besoins et les résonnances émotionnelles
• Le positionnement : sa propre carte du monde, le triangle de Karpman
• Les repères, les valeurs, les actions de communication
• Savoirs faire et savoirs être : la communication verbale et non verbale, la communication bienveillante
• L’institution comme système : Le cadre explicite et cadre implicite
• Outil d’évaluation de la mesure par la personne accompagnée : ELADEB

L’avenant 43 de l’accord de branche de l’aide à domicile propose un nouveau système de classification des emplois et des rémunérations. L’entretien professionnel devient alors un enjeu pour le manager qui doit avec justesse amener le salarié à verbaliser son action. Mais comment faciliter cette mise en mots lorsqu’une part de nos actions n’est pas consciente? Comment désacraliser ce moment qui aboutit pour le professionnel à cet enjeu de la grille de salaire? La technique d’explicitation permet d’évaluer la montée en compétence de son équipe et ainsi objectiver le choix de la classification.

Objectifs :

• Comprendre les enjeux de l’entretien professionnel en lien avec l’avenant 43.
• Préciser les aspects fondamentaux de l’entretien d’explicitation.
• Utiliser la technique de l’explicitation dans le contexte de l’entretien professionnel.
• Analyser sa pratique d’entretien d’explicitation et  développer sa capacité de perception, d’expression et d’adaptation lors des entretiens individuels.

Contenu :

• Les enjeux salariaux et relationnels avec l’avenant 43.
• Les conséquences sur l’entretien professionnel.
• L’entretien d’explicitation : procédure directive et centrée sur la personne. La dimension relationnelle.
• La conduite des entretiens. Les moments clefs.
• L’entretien d’explicitation dans un cadre d’entretien professionnel.
• La pratique d’entretien d’explicitation. Mises en situation.
• Retour d’expérience: démarche réflexive.
• L’analyse des situations complexes en entretien professionnel.
• La gestion des tensions en entretien.
• Les autres champs d’application de l’entretien d’explicitation.

Le responsable de secteur constitue le premier niveau d’encadrement des services d’aide à domicile. Outre l’évaluation des besoins des personnes fragilisées, l’une de ses missions principales est la planification des interventions de l’équipe d’aide à domicile. La planification est un processus complexe qui demande d’avoir une vision complète des contraintes sociales, des obligations légales, des intérêts économiques de la structure. L’enjeu stratégique de la gestion des temps et des activités est en parfaite corrélation avec la qualité de vie au travail des aides à domicile. Le responsable de secteur ne peut passer à côté de cet objectif s’il cherche à réduire le turn-over souvent présent. Mais comment concilier les intérêts des bénéficiaires avec les intérêts des salariés? Comment prendre en compte les conditions de travail et respecter une logique de sectorisation? Comment utiliser le planning comme un outil de management?

Objectifs :

• Reconnaitre la complexité de la construction d’un planning.
• Organiser la gestion des temps et des activités.
• Être attentif aux conditions de travail des intervenants et inscrire la structure dans une démarche de prévention des risques professionnels.
• Utiliser le planning comme un outil de management.

Contenu :

• La prise en compte des intérêts des bénéficiaires, des salariés, de la structure.
• L’application de la modulation du temps de travail et des contraintes supplémentaires.
• La législation en matière de durée et d’organisation du temps de travail.
• Les enjeux et les conséquences de la planification en lien avec la qualité de vie au travail.
• La planification un outil au profit du manager.

Objectifs :

• Identifier les leviers de la motivation dans un cadre de travail.
• Mobiliser son équipe autour d’objectifs clairs et partagés.
• Renforcer son leadership et sa capacité à fédérer pour accroitre la performance de son équipe.
• Soutenir le collectif en conciliant efficacité, autonomie et bien-être au travail.

Contenu :

• « La valorisation »: un outil du manager pour motiver. Comment valoriser ? : la valorisation directe ou indirecte auprès des collaborateurs.
• Les différentes théories de la motivation.
• Les principaux facteurs de motivation.
• La clarification des objectifs et les résultats à atteindre.
• Le management par les objectifs: les objectifs qui rassurent, les objectifs qui motivent.
• Les outils pour développer la posture de manager coach.
• Les actions à mettre en place pour améliorer la qualité de vie au travail.

L’évolution des organisations entraîne de nouvelles pratiques de management quand l’équipe se trouve éclatée géographiquement. Le management à distance requiert d’autant plus d’implication et de proximité que l’intervenant est éloigné du manager. En effet, il peut y avoir un affaiblissement du lien, des difficultés dans la circulation de l’information ou un sentiment de perdre le contrôle sur le travail des professionnels de terrain. Cette formation permet de comprendre les spécificités du management à distance. Elle propose de développer une communication soutenante et donne des outils sur le lien collaboratif essentiel au sentiment d’appartenance.

Objectifs :

• Connaître les fondamentaux du travail en équipe
• Identifier son propre style de management
• Comprendre les besoins des collaborateurs hors site.
• Cerner les contraintes et opportunités liées à la distance pour le manager.
• Renforcer sa communication ainsi que le lien individuel et collectif

Contenu :

• Principes de fonctionnement d’une équipe
• Fonction et missions de l’encadrant :
  – positionnement et relations au travail
  – implication affective
  – périmètre de responsabilités et limites
• Les principaux outils au service de la pratique managériale qui font lien (conduite de réunion, d’entretien, de projets, …)
• Les objectifs réalistes et motivants avec le collaborateur à distance.
• Stimulation et développement de l’autonomie de ses collaborateurs distants : pouvoirs réservés, pouvoirs délégués.
• Spécificité de l’accompagnement à distance des salariés pour prévenir l’usure au travail

Les professionnels du domicile sont confrontés régulièrement aux situations difficiles. Ces situations demandent une gestion particulière, une communication adaptée et une prise de recul, afin d’accompagner au mieux l’usager et prévenir l’usure professionnelle. Il est alors essentiel de donner toutes les clés et outils aux professionnels afin qu’ils puissent prévenir, gérer et apaiser le conflit.

Objectifs :

• Identifier et apprécier les signes d’alerte de situations difficiles
• Mener en équipe pluri-professionnelle, une réflexion autour des situations à risque
• Accompagner ces situations

Contenu :

• La gestion des situations conflictuelles
• La prévention et le traitement de la maltraitance à domicile
• Accompagnement et soutien : aider les personnels d’intervention à adopter le positionnement professionnel adapté face aux situations difficiles
• Approche transversale : l’engagement dans la relation et l’implication affective (mettre en place des pratiques de vigilance pour soi et les autres)

La revalorisation de l’aide à domicile est enfin actée que ce soit en terme de statut ou en terme salariale dans le milieu associatif. Ce secteur n’hésite pas à reconnaître les compétences des salariés par l’expérience et par la formation. Des possibilités d’évolution sont donc ouvertes. De nouveaux profils d’intervenantes à domicile émergent et avec elles le besoin de restructurer les postes de travail. Le responsable de secteur doit alors déléguer, faire confiance et donner une totale autonomie dans la réalisation des tâches à ses nouveaux collaborateurs

Objectifs :

• Comprendre l’importance de la dynamique des relations en situation professionnelle.
• Savoir déléguer tout en gardant sa place.
• Intégrer les conditions clefs pour optimiser son rôle de tuteur.
• Déléguer pour se concentrer sur l’essentiel.

Contenu :

• Les enjeux des interactions professionnelles et constructives.
• La culture d’entreprise: œuvrer dans un but commun.
• Les croyances contre-productives en matière de délégation.
• Le lâcher prise pour laisser sa place et le renforcement positif de son positionnement.
• Les conditions favorables au tutorat: émotions, motivation et comportement.
• L’importance d’une communication adaptée de son savoir-faire.
• Les bienfaits de la délégation: l’ouverture sur d’autres missions, du temps pour approfondir.

Le responsable de secteur organise les interventions du travail des aides à domicile. Il doit aussi, bien souvent, assumer les tâches de gestion, les payes, les relations institutionnelles, les plannings, les remplacements d’urgence… Soumis à une hyper sollicitation l’encadrant peut s’éloigner de son rôle de soutien.  Face à cette situation, la plus forte préconisation semble donc être la redéfinition du rôle du responsable de secteur, qui doit savoir retrouver du temps pour organiser son travail. Mais comment réduire le stress lié à la surcharge d’activité et à la pression de l’urgence? Comment anticiper le surplus d’activité? Quelles sont les méthodes/outils pour améliorer son organisation ?

Objectifs :

• Appréhender des méthodes et des outils afin d’améliorer son organisation personnelle.
• Mettre en relation la gestion du temps et le rythme organisationnel.
• Se  familiariser à la projection mentale.

Contenu :

• Les éléments constitutifs de l’anticipation: l’approche cognitive.
• Les opérations mentales de l’anticipation: comment se projeter sur une action de travail.?
• Mise en pratique de la projection mentale.
• Les techniques standardisées en organisation du travail.
• Les différentes méthodes pour planifier et prioriser les tâches.
• Les fondamentaux de la gestion du temps et de l’organisation personnelle.