S’outiller dans la fonction administrative

Les secrétaires, assistantes, agents d’accueil, sont soumis à une « tension grandissante » dans l’exercice de leur travail. Ces professionnels comme d’autres témoignent d’une charge de travail qui s’intensifie. Un certain nombre de facteurs sont identifiés comme étant des facteurs pouvant perturber l’organisation, la qualité et le bien-être au travail.
Au quotidien, les personnels des services administratifs sont à la croisée d’interlocuteurs multiples dont les logiques d’action sont souvent différentes et pas toujours en phase. L’augmentation du  niveau d’exigence, la multiplicité des sollicitations internes et externes qu’ils reçoivent, les interruptions fréquentes dans l’exécution de leurs tâches, se conjuguent à la perte de lisibilité dans l’organisation de travail et une perte de repères quant au cœur de leur métier. Dispersion, surcharge émotionnelle et/ou informationnelle, papillonnage (…) peuvent ainsi empêcher la réalisation qualitative et quantitative du travail et peser comme une charge mentale.
La formation proposée est centrée sur le rapport au travail. Elle doit permettre  aux participants de se saisir de leviers d’actions qui les aideront à être plus à l’aise dans leur organisation et leur gestion du temps, mais également de travailler des éléments de communication et de positionnement personnel qui sont complémentaires et contribuent à alimenter des relations de travail plus sereines.

Objectifs :

• Mieux comprendre l’environnement de mon action professionnelle
• Décrypter son mode de fonctionnement en situation de travail et ajuster son positionnement professionnel
• Intégrer la dimension temporelle dans son organisation de travail
• S’approprier les principes de la communication interpersonnelle et développer son aisance relationnelle

Contenu :

• La perception de son poste de travail et la mesure des écarts
• Les situations génératrices de tension et/ou de désorganisation et leur impact
• Les réactions et comportement personnels face à la gestion du temps
• L’anticipation, la prévention et les modalités de gestion du temps
• La gestion des situations d’agressivité, quelle posture adopter ?
• L’affirmation de soi en situation professionnelle
• Expérimentation et appropriation des ressources personnelles à mobiliser

La violence est un phénomène de société qui touche nombre de personnes et de tous milieux socioculturels. En charge de l’accueil dans les établissements, en direct ou par téléphone, ces professionnels sont souvent en première ligne pour recevoir les demandes, parfois la détresse et les émotions multiples associées. Aussi, peut-on repérer des circonstances qui favorisent le risque d’agressivité auprès des personnels d’accueil :

• Un usager se sent en droit d’exiger un service et considère qu’il ne l’a pas (délai d’attente non compréhensible…).
• La personne agressive n’a pas d’autre moyen de se faire entendre (absence de maîtrise de la langue, maladie mentale, communication verbale impossible…).
• L’usager est marginalisé, il recherche une reconnaissance ou un bouc émissaire.

Afin de prévenir la violence, mais également d’éviter les conséquences délétères de la peur au travail, des compétences relationnelles sont essentielles. Au-delà des techniques, il s’agit d’une posture, d’un savoir-être qui permet de garder l’autre à distance.

Objectifs :

• Cerner les représentations associées à l’accueil téléphonique ou physique, d’un usager agressif
• Mobiliser des compétences relationnelles pour gérer le risque d’agressivité

Contenu :

• Les situations à risque (sur le plan relationnel)
• Les émotions, le stress post traumatique
• Les niveaux d’agressions et ses conséquences
• Les signes d’alerte d’une situation à risque d’agressivité
• Les attitudes favorables à la gestion de l’agressivité

L’assistant tutélaire exerce une fonction clé dans la protection juridique des personnes protégées. Il est en première ligne, aux côtés du MJPM, pour répondre aux personnes vulnérables et leurs familles, pour organiser les dossiers et le suivi des mesures, et pour assister au quotidien le MJPM dans sa fonction en anticipant les aspects organisationnels.

La formation a pour objectif de s’approprier les missions de ce poste clé et de développer des repères communs avec les mandataires judiciaires à la protection des majeurs.

Objectifs :

• Mettre en application les effets de la réforme de mars 2019 dans l’activité et les fonctions des personnels administratifs
• S’approprier les pratiques liées au métier
• Repérer les enjeux des relations avec les personnes protégées
• Développer des repères communs avec les mandataires judiciaires à la protection des majeurs

Contenu :

Module 1 – Le cadre juridique – 2 jours

• Ce que la réforme a apporté
• Les différentes mesures de protection
• Les nouveaux outils, la place des écrits
• Les droits des personnes protégées
• Le principe capacitaire des personnes protégées
• Le droit à l’information et le recueil du consentement
• Les différentes mesures de protection
• Les outils et la place des écrits
• Les nouvelles fonctions du mandataire judiciaire à la protection des majeurs

Intervenant : professionnel du secteur tutélaire

Module 2 – Les relations avec le juge des tutelles – 1 jour

• Les écrits au juge
• Les auditions

Intervenant : juge des tutelles

Module 3 – La connaissance des publics – 2 jours

• Les pathologies, la maladie psychique
• Les addictions
• Les conduites à tenir en cas de situations difficiles
• Danger, urgence : de quoi parle-t-on ?
• L’agressivité possible du public

Intervenant : professionnel du médical ou médicosocial

Module 4 – La fonction de secrétaire/assistant tutélaire – 1 jour

• Le dossier de la personne protégée (dossier papier, dossier numérique)
• La gestion électronique du dossier
• La propriété du dossier
• La discrétion et la confidentialité
• Le partage d’informations
• L’entourage de la personne protégée
• L’archivage des documents et des données

Intervenant : professionnel du secteur tutélaire